Budi dio našeg tima

Želiš biti dio tima ali ne znaš koliko često moraš dolaziti na sastanke?
Gamesi su ti toliko dobri da želiš sudjelovati u više timova, no ne možeš se odlučiti u kojem?
Imaš veliki skillset i zanima te rad u nečem potpuno novom?

Ne brini, pripremili smo za tebe niz često postavljenih pitanja i opise uloga i odgovornosti timova za koje se možeš prijaviti, stoga ih pročitaj i prijavi se!

Najčešće postavljena pitanja

Sastanci timova održavaju se najviše jednom tjedno i to primarno preko Hangoutsa stoga možeš sudjelovati od bilo kuda!
Ako ne možeš prisustvovati ponekom sastanku potrudi se obavijestiti članove tima o svom radu i čitaj zapisnike!

Svaki tim ima svoju dimaniku rada. Neki timovi su aktivniji prije događaja, dok su neki najaktivniji na samom događaju. Najviše aktivnosti možeš očekivati prije početka prijava te mjesec dana prije samog događaja. Ideja je da se posao raspodijeli među članovima tima tako da svi budu jednako opterećeni cijelo razdoblje organizacije.

Natječaj za tim za znanje održat će se naknadno, stoga prati naše društvene mreže gdje ćemo te na vrijeme obavijestiti o otvaranju natječaja. Očekivano će to biti krajem listopada.

Za sve timove potrebno je imati osobno računalo (poželjno laptop) i mobitel. Iznimno za media tim potrebno je imati vlastitu fotografsku opremu.

Primarno komuniciramo preko Slacka, zadatke pratimo preko Trello-a, a čujemo (i vidimo) se preko Hangoutsa.

Naravno da možeš, dapače, vjerojatno imaš bogato iskustvo kojim uvelike možeš doprinijeti organizaciji ovakvog događaja!

Ne brini, ni mi ne poznajemo baš sve ljude na Gamesima, ali zato su svi susretljivi i spremni za pomoć, pitaj bilo koga bilo što i dobiti ćeš pomoć 😀

Nakon što istekne natječaj za članove organizacijskog odbora, voditelji timova će pregledati sve prijave te krenuti u drugi krug selekcije gdje preko Hangoutsa razgovarate uživo. Nakon toga ćemo kontaktirati sve prijavljene s povratnom informacijom.

Da bi sudjelovao u STEM Games organizaciji ne moraš biti iz Zagreba, čak niti Hrvatske, a niti studirati na STEM fakultetu, sve što trebaš je odgovarajući skillset, volju za radom i pozitivan stav prema događaju!

Ako imaš opravdan razlog možeš, no iznimno nam je važno imati ljude koji su od početka u organizaciji, odlazak iz organizacijskog tima pred sami događaj nikako nije u redu! Uostalom, bilo bi šteta da propustiš Gamese.

Uloge i odgovornosti timova

Napomena: članove sportskog tima ove ćemo godine tražiti na kasnijem natječaju. Ako te zanima sportski tim, prati naše stranice gdje ćemo te na vrijeme obavijestiti o natječaju. Izuzetak su kandidati za voditelja cijelokupnog sportskog dijela gamesa koji se mogu prijaviti već sada.

Voditelj pojedinog sporta

  • zadužen za organizaciju i regularnost natjecanja pojedinog sporta
  • zadužen za izradu rasporeda pojedinog sporta te komunikaciju s voditeljom sporta radi što manjeg preklapanja satnice s ostalim sportovima
  • u dogovoru sa voditeljem sporta pronalazi i odabire suce i zapisničare
  • u dogovoru sa voditeljem sporta piše pravilnik i određuje sustav natjecanja
  • koordinira rad sudaca, zapisničara i doktora
  • dostavlja popis rekvizita voditelju sporta
  • brine se oko rekvizita i materijala potrebnih za pojedini sport u vrijeme odvijanja Gamesa
  • odlučuje o lokaciji održavanja pojedinog sporta
  • odlučuje o odgodi utakmica u slučaju vremenskih neprilika ili ostalih izvanrednih situacija u dogovoru s voditeljem sporta
  • određuje uvjete za dodjeljivanje MVP nagrade

Sudac

  • Osobe koje imaju položen sudački ispit za pojedini sport 

Zapisničar

  • Osobe koje imaju iskustva u organizaciji sportskih natjecanja i rada na zapisniku pojedinog sporta

U timu za natjecanje iz znanja tražimo:

  • voditelje tima za znanje,
  • voditelje arena i
  • mentore.

Tko može sudjelovati kao mentor?

Mentorske uloge primarno su namijenjene fakultetskim asistentima, stručnjacima iz industrije, studentima doktorskih studija, poslijedoktorandima te studentima diplomskih studija koji pokazuju iznimni interes, iskustvo i postignuća.  Ipak, nisu ograničene na ta zvanja jer znamo da se iznimni ljudi teško mogu opisati standardnim kategorijama!

Želite sudjelovati kao mentor, ali niste sigurni u kojoj areni?

Prirodoslovna arena -  biologija, kemija, biofizika, biotehnologija or a related field

Tehnološka arena - računarska znanost, matematika, fizika, inženjerstvo i slična područja

Inženjerska arena - strojarstvo, elektrotehnika, zrakoplovno inženjerstvo, automatika, mehatronika, fizika i slična područja

Matematička arena - matematika, fizika, računarstvo i slična područja

Natjecanje je u Hrvatskoj, ali ti nisi! Kako ćeš onda sudjelovati u organizaciji?

Budi bez brige i dobrodošao u 21, stoljeće! Internet je blagoslov, a udaljeni rad najnormalnija stvar. Uz to, različiti online alati za suradnju čine nam život lakšim!

Što se od mentora očekuje?

Mentori su dužni dati svoj doprinos u pripremi ovogodišnjeg natjecanja svojim sudjelovanjem u sastavljanju zadatka za svoju arenu. Sastavljanje zadatka sastoji se od osmišljanja problema, materijalnih priprema te definiranja temeljnih kompetencija koje će se od natjecatelja tražiti i kriterija prema kojima će se ocjenjivati njihova rješenja.

Za vrijeme natjecanja, mentori moraju biti prisutni u areni i pomagati natjecateljima oko bilo kakvih pitanja. Nakon svakog dana, mentori ocjenjuju predana rješenja i ažuriraju rezultate timova.

Što je sve osigurano mentorima?

Mentorima je osiguran smještaj i hrana tijekom cijelog događaja. Uz to, nudimo im mogućnost korištenja organiziranog prijevoza na lokaciju događaja s nekoliko polazišta u Hrvatskoj (npr. iz Zagreba).

Što znači biti voditelj arene?

Svaka arena ima jednog voditelja koji je odgovoran za koordinaciju među ostalim mentorima tijekom sastavljanja zadatka i samog događaja. Kako se u svakoj areni dijelovi zadataka definiraju u suradnji sa sponzorima, dužnost voditelja arene je i komunikacija sa sponzorskim predstavnicima oko njihovog sudjelovanja u izradi zadataka.

Što znači biti voditelj natjecanja za znanje?

Voditelj natjecanja za znanje koordinira rad tima zaduženog za izradu zadataka i mentoriranje, kroz komunikaciju s voditeljima arena. Također je zadužen za koordinaciju suradnje sa stručnim predstavnicima partnerskih organizacija iz industrije te usko surađuje s voditeljima ostalih timova.

Kako mentor sastavlja zadatak?

Od mentora se ne očekuje da sami osmisle cijeli zadatak, već da ga zajednički sastave u suradnji s drugim mentorima. Poželjno je da svaki mentor predloži što više mogućih problema i raspravom s ostalim mentorima pokuša naći načina da se neki od njegovih prijedloga zajedno s ostalima uklope u zadatak.

Kako izgleda dobar zadatak?

Dobar zadatak mora imati jasno definiranu temu, biti razlomljen u pojedinačne podzadatke i ostavljati prostora da mu se pristupi na više načina. Dobar konkretni primjer unutar zadatka je uvijek koristan.

Voditelj marketinga i komunikacija

  • odgovoran za izradu plana i strategije marketinga i komunikacija na STEM Gamesima
  • delegira izvršavanje aktivnosti iz plana i definira rokove za njihovo izvršavanje
  • prati izvršavanje plana i ispunjavanje definiranih ishoda
  • koordinira Marketing i PR tim, raspodjeljuje uloge i odgovornosti, brine da članovi imaju sve informacije potrebne za ispunjavanje svojih zadata, prati i usmjerava aktivnosti te daje povratnu informaciju o kvaliteti rada članovima tima
  • planira raspodjelu budžeta za aktivnosti i prati troškove
  • odgovara voditelju organizacije STEM Gamesa i izvještava ga o statusu aktivnosti, ispunjenim ishodima, uočenim rizicima i mogućnosti njihovog umanjenja
  • komunicira s voditeljima drugih timova kako bi se na objavile informacije u skladu s planom komunikacija

Content Manager

  • oblikuje i objavljuje sadržaj za blog
  • priprema sadržaj za objave za medije
  • proaktivno predlaže sadržaj u skladu s definiranim ishodima
  • komunicira sa ostatkom marketing tima oko objavljivanja i uređivanja sadržaja
  • odgovara voditelju marketinga i komunikacija

Social Media Manager

  • izrađuje plan komunikacije na društvenim mrežama
  • prati usklađenost tona i poruke objava na društvenim mrežama
  • odgovoran je za promociju na društvenim mrežama (odabir sadržaja i publike) koji će omogućiti ispunjavanje ishoda
  • pazi da ton komunikacije odgovara definiranim načelima komunikacije te da je u skladu s kanalom i ciljanom publikom
  • komunicira sa svim ostalim članovima tima o sadržaju objava
  • komunicira s media timom o potrebama vizuala za objave
  • odgovara voditelju marketinga i komunikacija

Editor/Translator

  • lektorira sav sadržaj prije objave
  • zadužen je za sve potrebe prevođenja u organizaciji eventa i lekturu prijevoda drugog editora
  • prevodi uglavnom s hrvatskog na engleski jezik, a prijevodi uključuju originalni online i tiskani marketinški sadržaj, biografije VIP osoba, pravilnike i službene dokumente
  • mora odobriti sav sadržaj na engleskom jeziku prije objave ili tiska
  • odgovoran je da se poštuju sva načela komunikacije 
  • komunicira s ostalim članovima tima o potrebama prijevoda i lekture
  • odgovara voditelju marketinga i komunikacija

Public Relations Manager

  • komunicira objave sa medijima
  • prati javna spominjanja Gamesa 
  • Sastavlja sadržaj za objavu za medije
  • komunicira s voditeljem marketinga o potrebama vizuala za medije
  • odgovara voditelju marketinga i komunikacija

Članovi tima

Brinu i komuniciraju s drugim timovima o:

  • procesu nabave prije događaja (pronaći dobavljača, nabaviti ponudu, naručiti opremu, tražiti račun, proslijediti ga na plaćanje) i na događaju
  • inventaru događaja (prikupiti opremu od dobavljača prije događaja ili dogovoriti isporuku na lokaciju, organizirati pohranu u skladište, voditi evidenciju opreme na skladištu i na događaju, pobrinuti se da se oprema vrati dobavljaču ako je u najmu ili na posudbi)
  • transport inventara natjecanja (prikupiti svu opremu, pripremiti je za transport, organizirati ukrcavanje)
  • organizirati transport organizacije na događanje (najam prijevoznog sredstva)
  • organizirati transport sudionika događaja (najam prijevoza između udaljenih lokacija, definirati raspored vožnji)
  • programu pripreme lokacije za događaj (popisati aktivnosti nužne za pripremu događanja, definirati potrebnu opremu da bi se pojedini posao obavio, definirati odgovorne osobe i napraviti vremenski raspored aktivnosti)
  • provođenju programa događaja i ažuriranje rasporeda u skladu s promjenama te prosljeđivanje informacije drugima
  • logistika prijava (praćenje prijava, tablice po fakultetima, kontrola ispravnosti podataka)
  • komunikacija s dežurnim osobama na događanju (predstavnici fakulteta, predstavnik turističke agencija, voditelj recepcije, voditelj medicinskog tima…)
  • planiranje aktivnosti i koordinacija volonterskog tima na događaju

Okvirne uloge članova operativnog tima:

  • Koordinator prijevoza - brine o prijevozu članova organizacije, lokalnom prijevozu sudionika na događaju i vozilima organizacije.
  • Voditelj nabave i inventara - osoba odgovorna za nabavu, suradnju i komunikaciju s tehničkim kooperantima (izuzev prijevoznika i tiskara) i sav inventar organizacije. Organizira nabavu, transport i skladištenje, popisuje inventar i nadzire korištenje opreme i potrošnih materijala organizacije.
  • Voditelj nabave tiskanih materijala -  brine o nabavi, skladištenju i distribuciji promotivnih i drugih tiskanih materijala vezanih uz događaj.
  • Logistički kordinator - brine o rasporedu i vremenskoj organizaciji događaja te organizaciji prijava sudionika na događaj. Uz to, brine se o vremenu dolaska i odlaska sudionika i vip osoba, osiguravajući im pritom prolazak kroz check-in proceduru uz što manje čekanja.
  • Voditelj junior volontera - koordinira rad volontera na događaju koji su zaduženi za obavljanje fizičkih poslova, prijevoz za potrebe organizacije, check-in proceduru i slično.

Članovi tima

  • predlaže i kontaktira ambasadore i medijske partnere za realizaciju ishoda
  • komunicira sa sponzorima, ambasadorima i ključnim osobama za promociju STEM Gamesa, dogovara način i po potrebi kreira sadržaj komunikacije
  • odgovoran je da ambasadori i medijski partneri na vrijeme imaju točne i relevantne informacije o STEM Gamesima
  • odgovoran je da sponzorima proslijedi na odobrenje materijale na kojima je njihov logotip 
  • dogovara i usklađuje komunikaciju s marketing timom, timom za znanje, dizajn timom, media timom
  • Na samim Gamesima dočekuje predstavnike sponzora, ambasadore i sl. (hospitality)
  • Prije i tijekom Gamesa komunicira s fotografima i snimateljima koji trebaju dokumentirati sve sponzorske materijale po kompleksu i prosljeđuje ih sponzorima
  • Izrada izvještaja za sponzore nakon Gamesa
  • odgovara voditelju tima za partnerstva

Voditelj fotografskog tima

  • osoba odgovorna za izradu detaljnog plana aktivnosti foto tima
  • delegira izvršavanje aktivnosti iz plana i definira rokove za njihovo izvršavanje
  • prati izvršavanje plana i ispunjavanje definiranih ishoda
  • koordinira foto tim, raspodjeljuje uloge i odgovornosti, brine da članovi imaju sve informacije potrebne za ispunjavanje svojih zadataka, prati i usmjerava aktivnosti te daje povratnu informaciju o kvaliteti rada članovima tima
  • komunicira s voditeljima drugih timova o potrebama njihovih timova i u skladu s tim priprema plan aktivnosti svog tima
  • posebno obraća pozornost da je foto tim dokumentirao sve elemente programa i sadržaje obećane sponzorima
  • odgovara voditeljima organizacije STEM Gamesa i izvještava ih o statusu aktivnosti, ispunjenim ishodima, uočenim rizicima i mogućnosti njihovog umanjenja

Član fotografskog tima

  • fotografski dokumentira događaj prema naputcima voditelja fotografskog tima
  • uređuje, sortira i odabire fotografije tijekom događaja
  • komunicira s timom za marketing i komunikacije u vezi njihovih fotografskih potreba

 

Voditelj video tima

  • osoba odgovorna za izradu detaljnog plana aktivnosti video tima
  • delegira izvršavanje aktivnosti iz plana i definira rokove za njihovo izvršavanje
  • prati izvršavanje plana i ispunjavanje definiranih ishoda
  • koordinira video tim, raspodjeljuje uloge i odgovornosti, brine da članovi imaju sve informacije potrebne za ispunjavanje svojih zadataka, prati i usmjerava aktivnosti te daje povratnu informaciju o kvaliteti rada članovima tima
  • komunicira s voditeljima drugih timova o potrebama njihovih timova i u skladu s tim priprema plan aktivnosti svog tima
  • posebno obraća pozornost da je video tim dokumentirao sve elemente programa i sadržaje obećane sponzorima
  • odgovara voditeljima organizacije STEM Gamesa i izvještava ih o statusu aktivnosti, ispunjenim ishodima, uočenim rizicima i mogućnosti njihovog umanjenja

Član video tima

  • dokumentira razne aspekte događaja video snimanjem
  • montira promotivne video materijale iz već postojećeg materijala ili vlastitih snimki
  • snima video intervjue sudionika i VIP osoba tijekom događaja
  • provodi zračno snimanje dronom
  • bavi se izradom animacija za potrebe promocije događaja

Član dizajn tima

  • briga o vizualnom identitetu STEM Gamesa
  • dizajn i priprema tiskanih i digitalnih promotivnih materijala potrebnih za događaj
  • koordinacija i kontroliranje korištenja vizualnih elemenata STEM Gamesa od strane trećih institucija i osoba
  • osmišljavanje novih načina promocije događaja
  • komunikacija s ostalim timovima unutar organizacije i pravovremeno izvršavanje obaveza

Član IT tima

  • uređivanje sadržaja na WordPress stranicama koristeći grafički alat Unyson
  • upravljanje WordPress plug-in alatima i temom
  • dizajn i UX web stranica i pomoćnih aplikacija
  • administracija GSuite alata organizacije, prvenstveno Google Drive i GMail
  • administracija virtualnih servera na platformi DigitalOcean
  • administracija baze prijavljenih studenata (najvjerojatnije na servisu Knack) i njezina integracija s drugim alatima (najvjerojatnije koristeći REST API ili Zapier servis)
  • potencijalno: razvoj STEM Games mobilne aplikacije u Flutter razvojnom okruženju
X