Budi dio našeg tima

Želiš biti dio tima ali ne znaš koliko često moraš dolaziti na sastanke?
Gamesi su ti toliko dobri da želiš sudjelovati u više timova, no ne možeš se odlučiti u kojem?
Imaš veliki skillset i zanima te rad u nečem potpuno novom?

Ne brini, pripremili smo za tebe niz često postavljenih pitanja i opise uloga i odgovornosti timova za koje se možeš prijaviti, stoga pročitaj ih i prijavi se!

Najčešće postavljena pitanja

Sastanci timova održavaju se najviše jednom tjedno i to primarno preko Hangoutsa stoga možeš sudjelovati od bilo kuda!
Ako ne možeš prisustvovati ponekom sastanku potrudi se obavijestiti članove tima o svom radu i čitaj zapisnike!

Svaki tim ima svoju dimaniku rada. Neki timovi su aktivniji prije događaja, dok su neki najaktivniji na samom događaju. Najviše aktivnosti možeš očekivati prije početka prijava te mjesec dana prije samog događaja. Ideja je da se posao raspodijeli među članovima tima tako da svi budu jednako opterećeni cijelo razdoblje organizacije.

Za sve timove potrebno je imati osobno računalo (poželjno laptop) i mobitel. Iznimno za media tim potrebno je imati vlastitu fotografsku opremu.

Primarno komuniciramo preko Slacka, zadatke pratimo preko Trello-a, a čujemo (i vidimo) se preko Hangoutsa.

Naravno da možeš, dapače, vjerojatno imaš bogato iskustvo kojim uvelike možeš doprinijeti organizaciji ovakvog događaja!

Ne brini, ni mi ne poznajemo baš sve ljude na Gamesima, ali zato su svi susretljivi i spremni za pomoć, pitaj bilo koga bilo što i dobiti ćeš pomoć 😀

Nakon što istekne natječaj za članove organizacijskog odbora, voditelji timova će pregledati sve prijave te krenuti u drugi krug selekcije gdje preko Hangoutsa razgovarate uživo. Nakon toga ćemo kontaktirati sve prijavljene s povratnom informacijom.

Da bi sudjelovao u STEM Games organizaciji ne moraš biti iz Zagreba, čak niti Hrvatske, a niti studirati na STEM fakultetu, sve što trebaš je odgovarajući skillset, volju za radom i pozitivan stav prema događaju!

Ako imaš opravdan razlog možeš, no iznimno nam je važno imati ljude koji su od početka u organizaciji, odlazak iz organizacijskog tima pred sami događaj nikako nije u redu! Uostalom, bilo bi šteta da propustiš Gamese.

Tim za zabavu će se formirati nakon ovog natječaja stoga prati naše stranice!

Uloge i odgovornosti timova

  • koordinacija mentorskog tima pojedine Arene u sastavljanju zadataka
  • komunikacija sa sponzorima događaja te žirijem
  • osmišljavanje i provedba pravilnika natjecanja iz znanja
  • osmišljavanje i provedba pravednog i unificiranog ocjenjivanja timova natjecatelja
  • osmišljavanje uputa za natjecatelje
  • sudjelovanje u provedbi natjecanja (čuvanje studenata, ispravljanje i uvidi u zadatke)
  • zadužen za organizaciju i regularnost natjecanja pojedinog sporta
  • zadužen za izradu rasporeda pojedinog sporta te komunikaciju s voditeljom sporta radi što manjeg preklapanja satnice s ostalim sportovima
  • osmišljavanje i održavanje pravilnika natjecanja iz sporta
  • koordiniranje radom sudaca, zapisničara i doktora
  • briga o rekvizitima i materijalima potrebnim za pojedini sport u vrijeme odvijanja Gamesa
  • sudjelovanje u odluci o lokaciji održavanja pojedinog sporta
  • odlučivanje o odgodi utakmica u slučaju vremenskih neprilika ili ostalih izvanrednih situacija u dogovoru s voditeljem natjecanja iz sporta

Content Manager

  • oblikuje i objavljuje sadržaj za blog
  • priprema sadržaj za objave za medije
  • proaktivno predlaže sadržaj u skladu s definiranim ishodima
  • komunicira sa ostatkom marketing tima oko objavljivanja i uređivanja sadržaja
  • odgovara voditelju marketinga i komunikacija

Social Media Manager

  • izrađuje plan komunikacije na društvenim mrežama
  • prati usklađenost tona i poruke objava na društvenim mrežama
  • odgovoran je za promociju na društvenim mrežama (odabir sadržaja i publike) koji će omogućiti ispunjavanje ishoda
  • pazi da ton komunikacije odgovara definiranim načelima komunikacije te da je u skladu s kanalom i ciljanom publikom
  • komunicira sa svim ostalim članovima tima o sadržaju objava
  • komunicira s media timom o potrebama vizuala za objave
  • odgovara voditelju marketinga i komunikacija

Editor

  • lektorira sav sadržaj prije objave
  • prevodi sav sadržaj na engleski jezik
  • odgovoran je da se poštuju sva načela komunikacije
  • komunicira s ostalim članovima tima o potrebama prijevoda i lektoriranja
  • odgovara voditelju marketinga i komunikacija

Public Relations Manager

  • komunicira objave sa medijima
  • prati javna spominjanja Gamesa
  • pomaže pri sastavljanju sadržaja za objavu za medije
  • komunicira s voditeljem marketinga o potrebama vizuala za medije
  • odgovara voditelju marketinga i komunikacija

Voditelj operativnog tima

  • osoba odgovorna za izradu detaljnog plana aktivnosti operativnog tima
  • delegira izvršavanje aktivnosti iz plana i definira rokove za njihovo izvršavanje
  • prati izvršavanje plana i ispunjavanje definiranih ishoda
  • koordinira operativni tim, raspodjeljuje uloge i odgovornosti, brine da članovi imaju sve informacije potrebne za ispunjavanje svojih zadataka, prati i usmjerava aktivnosti te daje povratnu informaciju o kvaliteti rada članovima tima
  • odgovara voditeljima organizacije STEM Gamesa i izvještava ih o statusu aktivnosti, ispunjenim ishodima, uočenim rizicima i mogućnosti njihovog umanjenja
  • komunicira s voditeljima drugih timova o potrebama njihovih timova i u skladu s tim priprema plan aktivnosti svog tima

Članovi tima

Brinu i komuniciraju s drugim timovima o:

  • procesu nabave prije događaja (pronaći dobavljača, nabaviti ponudu, naručiti opremu, tražiti račun, proslijediti ga na plaćanje) i na događaju
  • inventaru događaja (prikupiti opremu od dobavljača prije događaja ili dogovoriti isporuku na lokaciju, organizirati pohranu u skladište, voditi evidenciju opreme na skladištu i na događaju, pobrinuti se da se oprema vrati dobavljaču ako je u najmu ili na posudbi)
  • transport inventara natjecanja (prikupiti svu opremu, pripremiti je za transport, organizirati ukrcavanje)
  • organizirati transport organizacije na događanje (najam prijevoznog sredstva)
  • organizirati transport sudionika događaja (najam prijevoza između udaljenih lokacija, definirati raspored vožnji)
  • programu pripreme lokacije za događaj (popisati aktivnosti nužne za pripremu događanja, definirati potrebnu opremu da bi se pojedini posao obavio, definirati odgovorne osobe i napraviti vremenski raspored aktivnosti)
  • provođenju programa događaja i ažuriranje rasporeda u skladu s promjenama te prosljeđivanje informacije drugima
  • logistika prijava (praćenje prijava, tablice po fakultetima, kontrola ispravnosti podataka)
  • komunikacija s dežurnim osobama na događanju (predstavnici fakulteta, predstavnik turističke agencija, voditelj recepcije, voditelj medicinskog tima…)
  • planiranje aktivnosti i koordinacija volonterskog tima na događaju

Član tima

  • predlaže i kontaktira ambasadore i medijske partnere za realizaciju ishoda
  • komunicira sa sponzorima, ambasadorima i ključnim osobama za promociju STEM Gamesa, dogovara način i po potrebi kreira sadržaj komunikacije
  • odgovoran je da ambasadori i medijski partneri na vrijeme imaju točne i relevantne informacije o STEM Gamesima
  • odgovoran je da sponzorima proslijedi na odobrenje materijale na kojima je njihov logotip
  • dogovara i usklađuje komunikaciju s marketing timom
  • odgovara voditelju tima za fund raising

Odgovornosti članova:

  • izrada detaljnog plana aktivnosti media tima
  • izvršavanje aktivnosti iz plana i definiranje rokova za njihovo izvršavanje
  • praćenje izvršavanja plana i ispunjavanje definiranih ishoda
  • praćenje i usmjeravanje aktivnosti te davanje povratnih informacija o kvaliteti rada
  • komunikacija s voditeljima drugih timova o potrebama njihovih timova i u skladu s tim priprema plana aktivnosti
  • posebno obraćanje pozornosti da je su dokumentirani svi elementi programa i sadržaji iz dogovora s sponzorima
  • odgovaranje voditeljima organizacije STEM Gamesa i izvještavanje o statusu aktivnosti, ispunjenim ishodima, uočenim rizicima i mogućnosti njihovog umanjenja
  • briga o vizualnom identitetu STEM Gamesa
  • dizajn i priprema tiskanih i digitalnih promotivnih materijala potrebnih za događaj
  • koordinacija i kontroliranje korištenja vizualnih elemenata STEM Gamesa od strane trećih institucija i osoba
  • osmišljavanje novih načina promocije događaja
  • komunikacija s ostalim timovima unutar organizacije i pravovremeno izvršavanje obaveza
  • briga o poslužiteljskim resursima događaja (virtualni i fizički serveri, domena)
  • birga o aplikacijama događaja (web, mobile, supporting applications)
  • UI/UX web stranica događaja (WordPress)
  • briga o pristupu internetu na događaju